Fonctionnaire des services des documents

Poste vacant No:RAPS/3/2016/RELMEETINGS/02 Titre: Fonctionnaire des services des documents Classe: P.2 Type de contrat: Contrat de durée déterminée	Date: 29 septembre 2016 Date de clôture (minuit, heure de Genève)1 novembre 2016 (13 jour(s) jusqu'à la date de clôture) Candidatures en cours d'acceptation   Unité dans l'organisation:   DDG/MR RELMEETINGS Lieu d'affectation:  Genève, Suisse
Introduction générale Peuvent participer: - Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel. - Les candidats/tes externes. Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des CV et de l'évaluation. En accord avec le Statut du personnel et la lettre d'engagement, il est attendu des fonctionnaires qu'ils soient assignés à des lieux d'affectation différents (tant sur le terrain qu'au Siège) au cours de leur carrière, la durée souhaitable de l'affectation dans un poste étant de deux à cinq ans, après cette période le/la titulaire devrait être disposé(e) à se voir transférer dans une autre affectation et / ou un autre lieu d'affectation. Dans le cadre des efforts renouvelés du Bureau visant à promouvoir la mobilité, les membres du personnel intéressés à la mobilité sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière à la mobilité sera apportée au moment de la revue des CV et de l'évaluation. Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à erecruit@ilo.org. Les candidatures émanant de personnes qualifiées originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement d'après les prévisions relatives aux effectifs retiendront particulièrement l'attention. On trouvera à l'annexe I la liste des pays concernés. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe. Les conditions d'emploi sont décrites dans l'Annexe II.
INTRODUCTION Le poste est à pourvoir dans l'Unité de coordination des documents et d'appui à la traduction (DCU) du Service des documents officiels (OFFDOC)) , dans le Département des relations, des réunions et des documents officiels (RELMEETINGS). OFFDOC est chargé d'assurer l'édition et la traduction de tous les documents officiels du BIT, notamment les documents soumis à la Conférence internationale du Travail, au Conseil d'administration, aux réunions régionales et aux réunions sectorielles, ainsi que des documents établis par le Cabinet du Directeur général du BIT. Le/la titulaire relève du/de la chef(fe) de la DCU à OFFDOC.
Fonctions et responsabilités essentielles 1.Participer à la préparation des prévisions de volume de travail du service, en donnant des conseils sur l'utilisation optimale des ressources. 2Participer à l'établissement des délais de soumission des documents par les unités auteurs. 3.Informer les unités auteur des exigences et procédures relatives au service des documents et suivre le processus de préparation des documents en fournissant des conseils pertinents aux personnes concernées. 4.Contrôler le texte final approuvé reçu des unités auteurs pour assurer sa conformité avec les critères établis et préparer les flux de travail correspondants dans le système de gestion des tâches. Dans les cas exceptionnels où des corrections importantes sont apportées au texte, procéder à une comparaison détaillée des versions et s'assurer que seule la version maîtresse est distribuée pour traitement 5.Vérifier que les documents sont complets et organiser systématiquement tout le matériel source multilingue reçu des unités auteurs avant d'envoyer les documents pour traitement, afin d'en faciliter le référencement, l'édition et la traduction. 6.Vérifier que toutes les informations pertinentes concernant chaque document sont communiquées aux unités auteurs et à tous ceux qui interviennent dans la chaîne de traitement des documents. 7.Effectuer un contrôle de la qualité finale des documents avant de les envoyer pour publication, vérifier la conformité des versions dans les trois langues, et s'assurer que les corrections ont bien été introduites dans chacune. Vérifier les titres, les numéros d'ISBN et les données CIP dans chaque langue. 8.Communiquer avec l'unité de la production des documents au stade de la planification et lorsque les documents sont prêts pour assurer qu'ils soient publiés sur le site Web du BIT dans les délais. 9.Coordonner les demandes des départements techniques pendant les réunions ; fournir des conseils pour l'organisation du calendrier de travail des équipes concernées. 10.En collaboration avec les secrétariats concernés, coordonner la préparation des documents de séance et des documents issus des réunions officielles de l'OIT. 11.Préparer des guides trilingues de formation au système de gestion des flux de travail, les actualiser régulièrement et organiser des formations en français, anglais et espagnol. 12. Contribuer à l'établissement de directives sur les méthodes et procédures de travail et sur le contrôle de qualité des documents. 13.Participer à l'organisation d'ateliers et de réunions
Qualifications requises
Formation Diplôme universitaire de premier cycle en langues, administration ou dans le domaine des publications. Un diplôme universitaire technologique (DUT) dans un domaine pertinent avec trois années d'expérience professionnelles pertinentes en sus de l'expérience requise ci-dessous pourra être accepté.
Expérience Au moins deux ans d'expérience de la gestion des flux de documents multilingues. L'expérience des outils de TAO (traduction et terminologie assistées par ordinateur) serait un avantage.
Langues Excellente maîtrise du français, de l'anglais ou de l'espagnol; et connaissance approfondie des deux autres langues officielles Une bonne connaissance d'autres langues de travail de l'Organisation serait un atout.
Compétences  En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert: Compétences techniques Bonne connaissance du sujet de spécialisation de l'Organisation. Aptitude à planifier et organiser le travail. Aptitude à présenter l'information de façon claire et compréhensible. Maîtrise de l'informatique (notamment des logiciels de traitement de texte et de bases de données) et aptitude à utiliser les outils informatiques d'information. Aptitude à orienter et à former le personnel de rang inférieur. Aisance dans la communication orale et écrite. Aptitude à travailler de sa propre initiative de même qu'en équipe. Bonne connaissance des techniques de recherche propres aux traducteurs Qualités comportementales Aptitude à travailler avec rapidité, précision et calme dans l'urgence. Ténacité. Grandes qualités relationnelles. Souci du partage des connaissances et de l'information. Aptitude à promouvoir de bonnes relations de travail. Intérêt marqué pour les innovations dans les systèmes de gestion des flux et des données, en particulier dans le domaine de la traduction et de la production de documents. Volonté de se former en permanence et d'acquérir de nouvelles compétences. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et comportement exempt de tout sexisme et de toute discrimination.
Informations supplémentaires: L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre novembre 2016 et février 2017. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
LES CANDIDATS SERONT CONTACTÉS DIRECTEMENT EN CAS DE SÉLECTION POUR UN TEST ÉCRIT.
LES CANDIDATS RETENUS POUR UN ENTRETIEN SERONT CONTACTÉS DIRECTEMENT.
ANNEXE I
Angola Antigua-et-Barbuda Arabie saoudite Arménie Autriche Azerbaïdjan Bahamas Bahreïn Barbade Belize Botswana Brésil Brunéi Darussalam Cabo Verde, Republic of Cambodge Chine Chypre Congo Djibouti Emirats arabes unis Erythrée Etats-Unis d'Amérique Fédération de Russie Gabon Gambie Géorgie Grenade Guatemala Guinée équatoriale Guyana Haïti Iles Cook Iles Marshall Iles Salomon Indonésie Iraq Islande Japon Kazakhstan Kirghizistan Kiribati Koweït Lettonie Libéria Libye Maldives, Republic of the Malte Mozambique Namibie Nicaragua Oman Ouzbékistan Palaos Panama Papouasie-Nouvelle-Guinée Paraguay Pologne Qatar République de Corée République démocratique du Timor-Leste République tchèque Sainte-Lucie Saint-Kitts-et-Nevis Saint-Marin Saint-Vincent-et-Grenadines Samoa Seychelles Sierra Leone Singapour Slovaquie Somalie Sri Lanka Sud du Soudan Suriname Swaziland Tadjikistan Tchad Tonga Turkménistan Turquie Tuvalu Vanuatu Venezuela Yémen
ANNEXE II CONDITIONS D'EMPLOI
Veuillez noter que le régime commun des Nations Unies mettra en ouvre un nouveau système d'indemnisation à partir du 1er janvier de 2017. Par conséquent, les chiffres présentés ci-dessous sont sujets à changement. - Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur ; - Le contrat initial sera émis pour une période de douze mois (pour les postes basés à Genève) et de vingt-quatre mois (pour les postes basés hors Genève) ; - Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation. - Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes. Grade: P.2 Salaire et ajustement de poste (avec personnes à charge) US$ Salaire Minimum 50965 rising to Maximum 65652 Indemnité de poste pour Genève Minimum 43524 Maximum 56066 Salaire et ajustement de poste (sans personnes à charge) US$ Salaire Minimum 47803 Maximum Maximum 61228 Indemnité de poste pour Genève Minimum 40823 Maximum 52288
Veuillez noter que les niveaux de salaire ci-dessus sont déterminés selon les critères établis par la Commission de la fonction publique internationale. Le BIT est un employeur de la fonction publique internationale; le salaire et autres conditions d'emploi ne sont pas négociables. Autres avantages, selon les termes spécifiques du contrat d'emploi: Prestations pour enfants à charge (sauf pour le premier enfant, si le salaire de base est payé au taux avec personnes à charge); Prestations pour frais d'études (par enfant et par an); Caisse de pensions et assurance maladie; 30 jours ouvrables de congé annuel; Prime d'affectation Droit au paiement des frais de transport des effets personnels; Indemnité de rapatriement; Congé dans les foyers payé tous les deux ans pour le fonctionnaire et ses personnes à charge; Allocation-logement (s'il y a lieu). Le recrutement est fait au premier échelon du grade. Les traitements sont exonérés d'impôt par les autorités suisses. En vertu de conventions internationales et des lois nationales sur le séjour ou la résidence à l'étranger, ils sont, en règle générale, exonérés d'impôt par d'autres gouvernements. En l'absence d'exemption, les impôts payés seront remboursés dans la plupart des cas, conformément aux dispositions figurant dans un document du BIT qui peut être obtenu sur demande. Bien que le candidat retenu travaillera initialement à Genève, le candidat pourra par la suite être appelé à exercer des fonctions en tout autre lieu désigné par le Directeur général du BIT.
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante :erecruit.ilo.org. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant. En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'e-mail, etc afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.