Chef(fe), Services administratifs régionaux

Poste vacant No: RAPS/3/2016/AF/02 Titre: Chef(fe), Services administratifs régionaux Classe: P.5 Type de contrat: Contrat de durée déterminée	Date: 29 septembre 2016 Date de clôture (minuit, heure de Genève)1 novembre 2016 (13 jour(s) jusqu'à la date de clôture) Candidatures en cours d'acceptation   Unité dans l'organisation:   RO- AFRICA Lieu d'affectation:  Abidjan, Côte d'Ivoire
Introduction générale Peuvent participer: - Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel. - Les candidats/tes externes. Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des CV et de l'évaluation. En accord avec le Statut du personnel et la lettre d'engagement, il est attendu des fonctionnaires qu'ils soient assignés à des lieux d'affectation différents (tant sur le terrain qu'au Siège) au cours de leur carrière, la durée souhaitable de l'affectation dans un poste étant de deux à cinq ans, après cette période le/la titulaire devrait être disposé(e) à se voir transférer dans une autre affectation et / ou un autre lieu d'affectation. Dans le cadre des efforts renouvelés du Bureau visant à promouvoir la mobilité, les membres du personnel intéressés à la mobilité sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière à la mobilité sera apportée au moment de la revue des CV et de l'évaluation. Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à erecruit@ilo.org. Les candidatures émanant de personnes qualifiées originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement d'après les prévisions relatives aux effectifs retiendront particulièrement l'attention. On trouvera à l'annexe I la liste des pays concernés. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe. Les conditions d'emploi sont décrites dans l'Annexe II.
INTRODUCTION Le poste est à pourvoir au Bureau régional de l'OIT pour l'Afrique (BR-Afrique) qui se trouve à Abidjan, Côte d'Ivoire. Le BR-Afrique assume les responsabilités politiques et de gestion pour la promotion des principes et politiques de l'OIT dans la région et fournit des orientations et un soutien stratégiques à tous les bureaux de pays et équipes d'appui au travail décent (EAT) dans la région. Le/la titulaire est responsable de l'ensemble des questions financières, administratives et budgétaires de la région, conformément aux règles, règlements et instructions du BIT. En outre, le/la titulaire fournira des services consultatifs sur les questions administratives et de gestion aux directeurs des bureaux extérieurs de la région et conseillera le siège sur les besoins de la région en ce qui concerne les politiques et pratiques financières et administratives. Le(la) titulaire relèvera du(de la) Directeur(trice) régional(e) par l'intermédiaire du(de la) Directeur(trice) régional(e) adjoint(e) et assumera une responsabilité fonctionnelle vis-à-vis du/de la Directeur/trice du département de la gestion financière.
Fonctions et responsabilités essentielles Tâches spécifiques 1.Assumer la responsabilité directe pour les questions budgétaires, financières et administratives au bureau régional, de même qu'une responsabilité d'ensemble pour ces domaines pour d'autres bureaux de l'OIT et projets de coopération technique dans la région. Superviser les unités chargées de la gestion financière, des technologies de l'information, de l'administration et de la vérification. 2.Formuler des recommandations au Directeur du Département de la gestion financière (siège), en consultation avec la direction régionale sur la nécessité de mettre au point de nouvelles politiques et procédures financières ou d'adapter celles existantes en tenant compte des exigences de la région. 3.Suivre l'utilisation des ressources budgétaires affectées à la région et rendre des comptes sur la question. 4.Encadrer les opérations suivantes au bureau régional: mise en ouvre du progiciel de comptabilité (IRIS); gestion et rapprochement des comptes bancaires et des fonds de caisse; opérations d'examen et d'autorisation de paiement, en particulier factures des fournisseurs, contrats, avances sur frais de voyage et demandes des collaborateurs extérieurs; examen des états de paie; contrôle des comptes du grand livre de la région (comptes d'attente, taxes et autres compensations); sécurité des liquidités et autres avoirs; comptes de financement bancaire et comptes de petite caisse de projets de coopération technique; administration financière des réunions et séminaires. 5.Superviser l'autorisation et l'examen des engagements (charges) conformément aux exigences des Règles de gestion financière et du Règlement financier. Veiller régulièrement à la validité des charges imputées au budget ordinaire et aux ressources extrabudgétaires. 6.Contrôler l'utilisation de l'ensemble des matériels et logiciels informatiques dans la région, selon le cas, y compris les activités d'appui et de formation en la matière. 7.Superviser les aspects financiers de la préparation et de la révision des budgets de coopération technique pour les projets exécutés dans les pays relevant du bureau régional. 8.Surveiller en permanence les résultats et les aptitudes du personnel chargé des questions financières et administratives dans le bureau régional et les bureaux extérieurs; planifier et organiser la formation s'il y a lieu. 9.Assurer la protection et la préservation des avoirs de l'OIT dans la région, y compris les dispositions relatives aux locaux, à la sécurité, aux assurances et à l'inventaire, les systèmes d'inventaire et d'archivage, les systèmes d'achat et de communication. Faire office de point focal pour la gestion des risques et la continuité des opérations dans la région. 10.En tant que de besoin, partir régulièrement en mission dans les bureaux de l'OIT et là où sont mis en ouvre les grands projets de coopération technique pour veiller à l'efficacité et à l'efficience des opérations financières et administratives dans la région. Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir: 1.Elaborer et mettre en ouvre des politiques, normes et plans comptables afin de garantir des pratiques comptables correctes et un contrôle approprié. 2.Gérer le fonctionnement des services financiers relevant du domaine de responsabilité et préparer les rapports de gestion y relatifs. 3.Planifier, intégrer et coordonner les travaux du personnel des services organiques responsable de diverses composantes du programme de financement et suivre la réalisation des objectifs. 4.Planifier, élaborer et tenir à jour la politique et les procédures financières et budgétaires; émettre des avis autorisés sur les politiques financières de l'Organisation, aussi bien au siège que dans le cadre des opérations extérieures importantes. 5.Diriger l'élaboration et la tenue à jour des registres financiers et budgétaires; approuver les modifications des aspects comptables ou des éléments relatifs à la gestion du domaine de compétences afin d'optimiser le contrôle et la performance d'une part, et de maximaliser les avantages des informations de gestion issues des bases de données financières d'autre part. 6.Promouvoir et superviser le développement et la mise en ouvre de systèmes automatisés, aussi bien dans le domaine de compétence que dans l'ensemble de l'Organisation. 7.Coordonner la préparation et l'évaluation des rapports financiers périodiques destinés à la direction, en insistant sur leur conformité avec le programme de travail et les budgets de l'Organisation. 8.Revoir et approuver les rapports financiers et les réponses informelles aux observations résultant des vérifications internes et externes des comptes. 9.Faire office de spécialiste technique et émettre des avis autorisés dans l'ensemble de l'Organisation, y compris à la direction, sur les pratiques financières; représenter le Bureau dans les réunions inter organisations relatives aux opérations financières. 10.Contrôler et suivre la performance financière de l'ensemble des programmes, des projets ou d'un domaine d'activité important. 11.Diriger la consolidation des estimations, budgets et prévisions et préparer des rapports de performance et des plans à moyen terme. 12.S'acquitter de toutes les fonctions connexes, conformément aux exigences.
Qualifications requises
Formation Diplôme universitaire supérieur en administration des affaires, finance ou comptabilité, ou diplôme universitaire de premier degré complété par des qualifications professionnelles dans le domaine des finances exigés pour pouvoir gérer les interdépendances et les interactions au sein de la structure financière et garantir la conformité des pratiques en matière de gestion de l'Organisation aux normes internes et internationales.
Expérience Quinze ans d'expérience dans le domaine de la gestion financière ou de la comptabilité dont au moins cinq au niveau international.
Langues Excellente connaissance de l'anglais ou du français et bonne connaissance de l'autre langue.
Compétences  En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert: Excellente faculté d'analyse et de diagnostic afin d'analyser des états financiers complexes impliquant diverses sources de financement et différentes devises conformément aux principes comptables communément acceptés et aux normes comptables internationales; aptitude à résoudre les problèmes inter-départements; aptitude à coordonner et à planifier le travail d'un sous-programme; aptitude à communiquer des décisions et des instructions efficacement, oralement et par écrit à tous les niveaux de l'Organisation; aptitude à présenter des exposés et des positions dans les réunions inter-organisations; aptitude à rédiger des politiques et des procédures, des documents du Conseil d'administration et autres communiqués; maîtrise des outils informatiques courants; aptitude confirmée à comprendre les progiciels de comptabilité; aptitude à concevoir des améliorations et un renouvellement de ces systèmes; aptitude à motiver le personnel, à fixer des objectifs d'équipe, à répartir et à superviser le travail, et à veiller à ce qu'un travail/des services de qualité soient fournis aux clients; aptitude à défendre les décisions prises en matière de politiques et à expliquer les avantages des nouvelles politiques et décisions proposées; discrétion requise, étant donné que le(la) titulaire pourrait avoir à gérer des documents confidentiels. Outre les questions financières, discrétion dans les rapports avec les membres du personnel sur des questions sensibles, y compris les différences culturelles et dans le traitement des exceptions concernant des questions de politique et confidentielles d'ordre organisationnel. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et sensibilité aux questions d'égalité entre hommes et femmes et à la non-discrimination.
Informations supplémentaires: L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre novembre 2016 et février 2017. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
LES CANDIDATS SERONT CONTACTÉS DIRECTEMENT EN CAS DE SÉLECTION POUR UN TEST ÉCRIT.
LES CANDIDATS RETENUS POUR UN ENTRETIEN SERONT CONTACTÉS DIRECTEMENT.
ANNEXE I
Angola Antigua-et-Barbuda Arabie saoudite Arménie Autriche Azerbaïdjan Bahamas Bahreïn Barbade Belize Botswana Brésil Brunéi Darussalam Cabo Verde, Republic of Cambodge Chine Chypre Congo Djibouti Emirats arabes unis Erythrée Etats-Unis d'Amérique Fédération de Russie Gabon Gambie Géorgie Grenade Guatemala Guinée équatoriale Guyana Haïti Iles Cook Iles Marshall Iles Salomon Indonésie Iraq Islande Japon Kazakhstan Kirghizistan Kiribati Koweït Lettonie Libéria Libye Maldives, Republic of the Malte Mozambique Namibie Nicaragua Oman Ouzbékistan Palaos Panama Papouasie-Nouvelle-Guinée Paraguay Pologne Qatar République de Corée République démocratique du Timor-Leste République tchèque Sainte-Lucie Saint-Kitts-et-Nevis Saint-Marin Saint-Vincent-et-Grenadines Samoa Seychelles Sierra Leone Singapour Slovaquie Somalie Sri Lanka Sud du Soudan Suriname Swaziland Tadjikistan Tchad Tonga Turkménistan Turquie Tuvalu Vanuatu Venezuela Yémen
ANNEXE II CONDITIONS D'EMPLOI
Veuillez noter que le régime commun des Nations Unies mettra en ouvre un nouveau système d'indemnisation à partir du 1er janvier de 2017. Par conséquent, les chiffres présentés ci-dessous sont sujets à changement. - Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur ; - Le contrat initial sera émis pour une période de douze mois (pour les postes basés à Genève) et de vingt-quatre mois (pour les postes basés hors Genève) ; - Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation. - Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes. Grade: P.5 Salaire et ajustement de poste (avec personnes à charge) US$ Salaire Minimum 88898 rising to Maximum 108954 Indemnité de poste pour Abidjan Minimum 37337 Maximum 45760 Salaire et ajustement de poste (sans personnes à charge) US$ Salaire Minimum 82586 Maximum Maximum 100229 Indemnité de poste pour Abidjan Minimum 34686 Maximum 42096
Veuillez noter que les niveaux de salaire ci-dessus sont déterminés selon les critères établis par la Commission de la fonction publique internationale. Le BIT est un employeur de la fonction publique internationale; le salaire et autres conditions d'emploi ne sont pas négociables. Autres avantages, selon les termes spécifiques du contrat d'emploi: Prestations pour enfants à charge (sauf pour le premier enfant, si le salaire de base est payé au taux avec personnes à charge); Prestations pour frais d'études (par enfant et par an); Caisse de pensions et assurance maladie; 30 jours ouvrables de congé annuel; Prime d'affectation Droit au paiement des frais de transport des effets personnels; Indemnité de rapatriement; Congé dans les foyers payé tous les deux ans pour le fonctionnaire et ses personnes à charge; Allocation-logement (s'il y a lieu). Le recrutement est fait au premier échelon du grade. Les traitements sont exonérés d'impôt par les autorités suisses. En vertu de conventions internationales et des lois nationales sur le séjour ou la résidence à l'étranger, ils sont, en règle générale, exonérés d'impôt par d'autres gouvernements. En l'absence d'exemption, les impôts payés seront remboursés dans la plupart des cas, conformément aux dispositions figurant dans un document du BIT qui peut être obtenu sur demande. Bien que le candidat retenu travaillera initialement à Abidjan, le candidat pourra par la suite être appelé à exercer des fonctions en tout autre lieu désigné par le Directeur général du BIT.
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante :erecruit.ilo.org. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant. En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'e-mail, etc afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.